Apostille-jal ellátott fordítás

Az Apostille-jal ellátott fordítás ezzel szemben két munka együttese: az irat lefordítása a célnyelvre, valamint a lánc lezárása az Apostille-tanúsítvánnyal. Az, hogy ez a két munka milyen sorrendben történik, a folyamat legkritikusabb és leggyakrabban elhibázott pontja.

Előbb a fordítás vagy előbb az Apostille?

Egyetlen helyes válasz nincs; a válasz attól függ, hová kerül az irat. Két alapvető forgatókönyv létezik. Az elsőben az eredeti iratra kérik az Apostille-t, majd az Apostille-jal ellátott iratot egészében lefordítják; ezt az utat akkor követik, ha a célország mind az iratot, mind a tanúsítványt a saját nyelvén kívánja látni. A másodikban előbb közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordítás készül, és az Apostille erre a hitelesítésre kerül rá; ez az út akkor érvényes, ha a célország a Türkiye területén készült fordítást kívánja tanúsítva látni.

Egyes országok viszont azt írják elő, hogy a fordítás a saját területükön, az általuk feljogosított fordító közreműködésével készüljön. Ilyenkor Türkiye területén csak az eredeti iratra kérik az Apostille-t, a fordítást pedig a célországban készíttetik el. Ez az eshetőség nagyobb valószínűséggel fordul elő azokban az országokban, ahol hites fordítói rendszer működik, például Németországban, Franciaországban vagy Spanyolországban. Az országonkénti rendszerbeli különbségeket az országkalauzban gyűjtöttük össze.

Melyik hatóság adja ki az Apostille-t?

Türkiye területén az Apostille kiadására vonatkozó hatáskör nem egyetlen kézben összpontosul; az irat típusától függően más-más hatóság illetékes. A közigazgatási iratoknál a tartományi kormányhivatalok és a járási hivatalok járnak el, az igazságügyi iratoknál pedig azokban a székhelyekben, ahol súlyos bűncselekmények bírósága működik, az illetékes igazságügyi bizottság elnökségei. A rossz hatósághoz fordulni napokig tartó késedelmet jelent.

Irat típusa	Osztály	Illetékes hatóság
Török anyakönyvi kivonat, születési és házassági okirat	Közigazgatási	Tartományi kormányhivatal / járási hivatal
Diploma és leckekönyv-kivonat	Közigazgatási	Tartományi kormányhivatal / járási hivatal
Bírósági határozat, török erkölcsi bizonyítvány	Igazságügyi	Az illetékes igazságügyi bizottság elnöksége
Közjegyzői hitelesítéssel ellátott meghatalmazás vagy fordítás	Igazságügyi	Az illetékes igazságügyi bizottság elnöksége
Török cégnyilvántartási iratok	Közigazgatási	Tartományi kormányhivatal / járási hivatal

Az Apostille-t főszabály szerint annak a tartománynak az illetékes hatóságától kérik, amelyikben az iratot kiállították. Ha egy ügyirat különböző városokban kiállított iratokból áll, az Apostille-eljárások is több tartományban zajlanak. Azt, hogy mely városokban intézünk ügyeket, a tartományok oldalán láthatja.

Az Apostille-rendszerhez nem tartozó országok

Ha a célország nem részese az egyezménynek, az Apostille nem használ; helyette a felülhitelesítési láncot indítják el. Ez a lánc jellemzően közjegyzői hitelesítésből, majd az illetékes minisztérium tanúsításából, végül a célország Türkiye területén működő képviseletének tanúsításából áll. A lánc hosszabb ideig tart, és a képviselet saját időpontnaptárától függ.

A tagság állapota nem állandó: az utóbbi években több ország csatlakozott az egyezményhez, egyesek gyakorlata pedig átmeneti időszakban van. Ezért az eljárás megkezdése előtt a célország aktuális helyzetét az egyezmény hivatalos részesállami listájából kell megerősíteni. Mi magunk is mindig az országoldalakon adjuk meg ezt a megerősítésre vonatkozó figyelmeztetést.

Minőségbiztosítás: maga a tanúsítvány is fordítás

Az Apostille-tanúsítvány szabványos, számozott mezőkből áll, és e mezők címeit az egyezmény szövege határozza meg. A tanúsítvány fordításakor meg kell őrizni ezt a szabványos szerkezetet, a mezőszámokat a helyükön kell hagyni, a tanúsítványt kiadó hatóság nevét pedig a hivatalos írásmódjával kell átadni. A szabad fordítás ahhoz vezethet, hogy a fogadó intézmény nem ismeri fel a tanúsítványt.

A második ellenőrzési pont az irat és a tanúsítvány közötti kapcsolat fizikai megőrzése. Az Apostille-jal ellátott irat lapjait nem szabad szétválasztani, és nem szabad rajta további műveletet végezni. Ha a fordítást utólag csatolják az irathoz, egyértelműen látszania kell, melyik példányhoz kapcsolták.

Mit nem igazol az Apostille?

Az Apostille-jal kapcsolatos téves elvárások többsége abból fakad, hogy eltúlozzák a tanúsítvány hatókörét. Az Apostille nem mondja ki, hogy az irat tartalma helytálló. Abból, hogy egy diploma Apostille-jal van ellátva, az sem következik, hogy azt a diplomát a célországban érvényesnek fogják tekinteni; az egyenértékűség elismerése és a diploma elismerése teljesen külön folyamat, és azt külön intézmény folytatja le.

Ugyanígy az Apostille a fordítás helyességére sem nyújt biztosítékot. A közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordításra rákerülő Apostille kizárólag a közjegyző jogosultságát igazolja. A fordítás színvonaláért továbbra is a fordító felel. Ha tudjuk, hogy ez a három réteg (tartalom, fordítás, jogosultság) külön-külön hordoz felelősséget, előre látható, hol akadhat el az ügyirat.

A harmadik téves elvárás a gyorsaságra vonatkozik. Az Apostille lerövidíti a felülhitelesítési láncot, de nem nullázza le a folyamatot; az irat beszerzése, a fordítása és szükség esetén az előzetes tanúsítása továbbra is megkívánja a maga idejét. A lánc leglassabb szeme általában nem az Apostille, hanem az irat beszerzése az intézménytől.

A Türkiye területén felhasználandó külföldi iratok

A folyamat fordított irányban is működik. Ahhoz, hogy egy külföldön kiállított iratot Türkiye területén fel lehessen használni, elvárás, hogy a saját országában Apostille-jal lássák el. A Türkiye területén működő közjegyzőség vagy tartományi kormányhivatal nem tanúsítja külföldi hatóság jogosultságát; ezért a lánc első szemét mindig abban az országban alakítják ki, ahol az iratot kiállították.

Miután az Apostille-jal ellátott külföldi irat megérkezik Türkiye területére, mind az iratot, mind a tanúsítványt lefordítják törökre, és szükség esetén a fordítás közjegyzői hitelesítésen megy át. Gyakori hiba, hogy csak az iratot fordítják le, az Apostille-tanúsítványt pedig lefordítatlanul hagyják; ilyenkor az ügyirat hiányosnak minősülhet.

Ha a célország nem részese az egyezménynek, a Türkiye területére behozandó irat esetében is a felülhitelesítési láncot indítják el: az irat saját országában az illetékes hatóság tanúsítása, majd Türkiye adott országbeli képviseletének tanúsítása. Mivel ez az út hosszabb ideig tart, az utazás megtervezése előtt kell elindítani.

A külföldi iratoknál a második gyakori gond az, hogy az iratnak nincs Türkiye területén megfelelője. Egy másik ország sajátos nyilvántartási formája olyan iratnevet viselhet, amelynek törökül nincs szó szerinti megfelelője. Ilyenkor a helyes megközelítés az, hogy az irat nevét leíró módon adják vissza, és a forrásnyelvi nevét is megőrzik a fordításban; a helyi iratnévvel való megfeleltetés nem létező egyenértékűségi állítást hoz létre.

Mi határozza meg az árat?

A magáért az Apostille-tanúsítványért fizetett hivatalos tételt és a fordítási szolgáltatás díját külön-külön kell mérlegelni. A fordítás oldalán a költséget az oldalszám, a nyelvpár és az irat szakmai sűrűsége határozza meg. A folyamat oldalán viszont nem az iratok száma szabja meg a munkaterhet, hanem az, hogy az ügyirat hány különböző hatóságon megy keresztül.

Míg egyetlen diplomához egyetlen látogatás elegendő a tartományi kormányhivatalban, addig egy három városban kiállított, öt iratból álló ügyirat sokkal több egyeztetést kíván. Ezért az Apostille-t igénylő munkáknál nem adható ajánlat az iratlista megtekintése nélkül. Azt, hogy tételesen mi tartozik bele az árba, az árak oldalán ismertetjük.

Gyakran előforduló helyzetek

• Javítás az Apostille után. A tanúsítvány beszerzése után az iraton végzett legkisebb változtatás is működésképtelenné teszi az Apostille-t; a folyamat elölről kezdődik.
• Elektronikus aláírással ellátott iratok. Egyes elektronikusan előállított iratoknál az Apostille-eljárás másképp működik. Ha az irathoz QR-kódos ellenőrző cím tartozik, előre meg kell kérdezni, hogy a fogadó intézmény elfogadja-e ezt.
• Többnyelvű szabványos iratok. Egyes török anyakönyvi iratok többnyelvű formában is kiállíthatók, és ilyenkor előfordulhat, hogy külön fordítást nem kérnek; az Apostille-ra vonatkozó feltétel azonban nem szűnik meg.
• Határidő. Magának az Apostille-nak nincs érvényességi ideje, az alatta lévő iratnak azonban lehet. Az intézmények többnyire az irat keltezését nézik, nem a tanúsítványét.

Ha iratlistáját az ajánlatkérő űrlapon juttatja el hozzánk, minden irathoz előre meghatározzuk és megosztjuk, melyik hatóság illetékes, és milyen sorrendet kell követni.

Az alábbi leírás a tipikus gyakorlatot foglalja össze; az intézményi gyakorlat változhat. Döntés előtt érdemes megnézni az intézmény saját közleményét.