Közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordítás

Ezért a közjegyzői hitelesítés nem minőségi, hanem személyazonossági pecsét. A fordítás helyességéért a fordító felel; a közjegyző csupán azt okmányolja, kit terhel a felelősség. Az intézmények is ezért kérnek közjegyzői hitelesítést: vita esetén ne maradjon bizonytalan, ki az érintett fél.

Mely iratoknál kérnek közjegyzői hitelesítést?

Az általános szabály a következő: ha az irat jogot keletkeztet, jogállást igazol vagy kötelezettséget ró valakire, az intézmények hajlamosak közjegyzői hitelesítést kérni. A tájékoztató célú szövegeknél, az ismertető anyagoknál és a szervezeten belüli levelezésnél viszont többnyire nem kérnek tanúsítást.

Iratcsoport	Példák	Tanúsítási igény
Személyi állapotot igazoló iratok	Török anyakönyvi kivonat, születési és házassági okirat, eseménytörténetet tartalmazó kivonat	Szinte mindig
Oktatási iratok	Diploma, leckekönyv-kivonat, hallgatói jogviszony-igazolás	Intézményenként változik; az egyenértékűség elismerése iránti kérelmeknél gyakori
Kereskedelmi iratok	Aláírási címpéldány, tevékenységi igazolás, társasági szerződés, meghatalmazás	Szinte mindig
Igazságügyi iratok	Bírósági határozat, török erkölcsi bizonyítvány, keresetlevél	Szinte mindig
Műszaki és ismertető szövegek	Használati útmutató, katalógus, weboldalszöveg	Többnyire nem szükséges

A táblázat „intézményenként változik” sora az a hely, ahol a legtöbb idő vész el. Ugyanazt a diplomát az egyik egyetem pusztán eskü alatt tett fordítással elfogadja, egy másik intézmény viszont közjegyzői hitelesítés nélkül nem veszi eljárás alá. Az iratonkénti részleteket az iratkalauzunkban gyűjtjük össze.

Hogyan épül fel a lánc?

A közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordítás eredeti aláíráson alapuló fizikai lánc, és ha a szemek egyike hiányzik, a lánc elszakad. A sorrend a következő: érvényes eredeti irat, annak hű fordítása, a fordító aláírása és bélyegzője, majd a közjegyző tanúsítása. Minden szem feltételezi az előzőt; utólag visszatérni és javítani többnyire nem lehetséges.

A gyakorlatban azt várják el, hogy az irat eredetijét vagy annak tanúsított másolatát bemutassák a közjegyzőségen. A fordító a fordítást az eredeti iratra hivatkozva állítja össze; a közjegyzőség pedig a fordítást és annak alapját együtt veszi nyilvántartásba. Ezért azoknál a munkáknál, amelyek digitálisan megküldött beolvasás alapján haladnak, az átadás szakaszában az eredetinek is készen kell állnia.

A folyamat lépései

1. Beszerzik az irat eredetijét vagy tanúsított másolatát; ellenőrzik a hiányzó oldalakat, az olvashatatlan pecséteket és a törléseket.
2. Tisztázzák a fogadó intézmény követelését: csak fordítás, közjegyzői hitelesítés, vagy azon felül Apostille szükséges-e.
3. A fordítást az irattípusnak megfelelő fordító készíti el, és második olvasáson megy át.
4. A fordító aláírja és lebélyegzi a fordítást; a nyilatkozat szövegét csatolják a fordításhoz.
5. Az iratanyagot benyújtják a közjegyzőségre; a közjegyző a fordító aláírását a nyilvántartásában szereplő bejegyzéssel összevetve tanúsítja.
6. Átadják a tanúsított példányt. Ha külföldi felhasználásra kerül sor, következik az Apostille szakasza.

Mire összpontosít a minőségbiztosítás?

A közjegyzői hitelesítésre kerülő fordításnál az ellenőrzési lista teljesen más, mint egy irodalmi szövegnél. A fontossági sorrend a következő: számok, dátumok, tulajdonnevek, iratszámok, a pecsét- és aláírásmezők hiánytalan leírása, az oldalelrendezés megőrzése. Ha egy dátum nap- és hónapsorrendje összekeveredik, az ebből fakadó következmény sokkal súlyosabb egy stílushibánál.

A második fókusz az iraton szereplő, de nem szöveges elemeken van. A bélyegzőket, a hologramokat, a vonalkódokat és a kézírásos feljegyzéseket a fordításban szögletes zárójelben, magyarázattal jelölik. Ezeknek az elemeknek a kihagyása azt a benyomást kelti, hogy a fordítás nem fedi pontosan az eredeti iratot.

Miért ennyire fontos az eredeti megtekintése?

A közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordításnál a legtöbb vitát az okozza, melyik iratra épül a fordítás. Az intézmények három esetet különítenek el egymástól: az irat, amelynek eredetijét megtekintették, az eredetivel való egyezőségre tanúsított másolat, és az egyszerű fénymásolat. E három súlya a hivatalos eljárásban nem azonos, és azt, melyik elegendő, az iratot befogadó intézmény határozza meg.

A gyakorlatban a leggyakoribb gond a következő: a kérelmező elküldi az iratáról készült beolvasást, a fordítás elkészül, a tanúsítás szakaszában pedig kiderül, hogy az eredetit is be kell mutatni. Ha az irat másik városban vagy külföldön van, a folyamat napokig áll. Ezért még a beolvasással induló munkáknál is a munka elején rá kell kérdezni, hol van az eredeti, és mikorra lesz készen.

Egyes iratokat viszont elektronikusan állítanak elő, és QR-kóddal ellenőrizhetők. Ezeknél az iratoknál az „eredeti” fogalma másképp működik; az irat kinyomtatott példánya az online ellenőrző címmel együtt hordoz jelentést. Az ilyen iratoknál az ellenőrzési adat fordításba való átvitele is fontos ahhoz, hogy a fogadó intézmény meg tudja erősíteni az iratot.

Hogyan válik egésszé a fordítás a többoldalas iratoknál?

Egy egyoldalas török anyakönyvi kivonatnál nincs gond; egy húszoldalas társasági szerződésnél vagy egy sok időszakot felölelő leckekönyv-kivonatnál azonban az oldalak egysége önmagában is kérdés. Ha a fordítás oldalait egymáshoz fűzés nélkül adják át, az az egységet feltételül szabó intézményeknél elutasítási ok lehet. Ugyanennyire elvárt, hogy az oldalszámozás egybeessen a forrásban szereplővel.

A második kérdés az eredeti irat és a fordítás egymáshoz rendelése. Az intézménynek kétség nélkül látnia kell, melyik fordítás melyik irathoz tartozik. Ezért a fordítást azzal az irattal együtt, egyetlen iratanyagként állítják össze, amelyre épül. Utólag oldalt hozzátenni vagy kivenni vitathatóvá teszi a tanúsítás érvényességét.

A hosszú iratoknál a harmadik kérdés a táblázatok és az ábrák mezői. A leckekönyv-kivonatoknál és a pénzügyi kimutatásoknál az oszlopszerkezet megőrzése megelőzi a fordítás olvashatóságát; az ügyintéző sorról sorra végzi az összevetést. Az a fordítás, amelyben az oszlopok helyet cserélnek vagy a sorokat összevonják, még akkor is megnehezíti az ellenőrzést és megnyújtja az ügyirat ügyintézési idejét, ha helyes információt hordoz.

Hogyan alakul a díj?

A közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordításnál két külön tétel van, és ezeket nem szabad összekeverni. Az első a fordítási szolgáltatás díja; a terjedelemtől, a nyelvpártól és az irattípustól függően változik. A második a közjegyzőségi díj, és ezt a tételt nem az iroda állapítja meg. A közjegyzőségi díjak hivatalos díjszabás alá esnek, és Türkiye egész területén azonosak.

Ennélfogva értelmetlen „a legolcsóbb közjegyző” keresése; a közjegyzőségek között nincs díjszabásbeli eltérés. Az egyetlen dolog, ami különbséget teremt, a fordítási oldal terjedelme. Azt, hogyan számítjuk ki a fordítási tételt, az árak oldalán, azokat a városokat pedig, ahol ügyet intézhet, a tartományok oldalán találja.

Gyakran előforduló helyzetek

• Az Apostille rossz sorrendben történő beszerzése. Egyes esetekben az Apostille-t az eredeti iratra, más esetekben a közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordításra kell rávezetni. Ha a sorrend hibás, az eljárás elölről ismétlődik.
• Külföldön kiállított irat. Ahhoz, hogy egy külföldi hatóság által kiállított iratot Türkiye területén fel lehessen használni, elvárás, hogy a saját országában tanúsítsák. A Türkiye területén működő közjegyző nem tanúsítja külföldi hatóság jogosultságát.
• Ugyanannak az iratnak több intézményhez való benyújtása. A tanúsított példány az intézménynél marad. Ha három intézményhez nyújt be kérelmet, eleve három példányt kérni gyorsabb, mint utólag újra elvégezni az eljárást.
• A fordító személyének megváltozása. A tanúsítás ahhoz a fordítóhoz kötődik, aki az aláírást tette. A szövegen utólag végzett legkisebb javítás is érvénytelenné teszi a tanúsítást, és a folyamatot újra le kell futtatni.

Ha előre látni szeretné, milyen lépéseken megy át az ügyirata, juttassa el az iratokat az ajánlatkérő űrlapon; a lépések listáját és a szükséges példányszámot írásban megosztjuk Önnel.

Ez a tartalom az általános keretet adja meg; az eljárásra jellemző részletek eltérhetnek. Célszerű a hatályos feltételeket hivatalos forrásból ellenőriznie.