A közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordítás folyamata

A kiindulópont a következő megkülönböztetés: a közjegyző nem a fordítást tanúsítja, hanem a fordítás alatt szereplő aláírást. Ez az egyetlen mondat magyarázza meg, miért ebben a sorrendben zajlik a folyamat, és miért nem lehet utólag javítani.

Ki mit tanúsít?

A láncban három külön felelősség van, és ezek nem lépnek egymás helyébe. Az iratot kiállító intézmény a tartalom helytállóságáért felel. A fordító a fordításnak az eredeti irattal való egyezéséért felel. A közjegyző pedig csupán azt állapítja meg, hogy az aláírás valóban az adott fordítótól származik.

Ennek a szerkezetnek a gyakorlati következménye a következő: a közjegyzői hitelesítés nem minőségi tanúsítvány. Amikor az intézmények közjegyzői hitelesítést kérnek, nem a minőséget keresik, hanem a felelős személyazonosságát. Azt szeretnék, hogy vita esetén egyértelmű legyen, ki a másik fél.

E szerkezet megértésének gyakorlati haszna a következő: attól, hogy a fordítás közjegyzői hitelesítést kapott, még nem hibátlan. Az ellenőrzést annak a félnek kell elvégeznie, aki az iratot használni fogja, vagyis Önnek. A leghatékonyabb minőségbiztosítás az, ha az olyan mezőket, mint a név írásmódja, a születési dátum vagy az iratszám, a hitelesítés előtt saját szemével elolvassa.

Ki lehet hites fordító?

Türkiye területén a hites fordítói minőség nem központi vizsgával megszerezhető állami cím. A fordító az adott nyelv ismeretét igazoló iratokkal fordul egy közjegyzőséghez; a közjegyzőség ezt a nyilatkozatot esküjegyzőkönyvben rögzíti, és a fordító aláírásmintáját a nyilvántartásában tartja. Ettől a pillanattól kezdve a fordító aláírását az adott közjegyzőségen ismerik.

Ennek két következménye van. Az első, hogy a jogosultság a közjegyzőséggel kialakított kapcsolaton alapul; országos szinten nincs egyetlen központi nyilvántartás. A második, hogy a cím nem nyelvi szintet, hanem felelősségvállalási nyilatkozatot jelent. A fordítás színvonala a fordító képzettségével és tapasztalatával függ össze; az esküjegyzőkönyv ezt nem méri.

A gyakorlatban ez a következőt jelenti: a „hites fordító” kifejezés alsó határt biztosít, a felső határról semmit sem mond. Az adott irattípusban szerzett tapasztalat, a második ellenőrzés gyakorlata és a terminológiai következetesség – ezek azok, amikre a címtől függetlenül rá kell kérdezni.

Mely esetekben nincs szükség közjegyzői hitelesítésre?

A közjegyzői hitelesítést azért szerzik be, mert az intézmény kéri; nem minden fordításnál automatikus követelmény. A szervezeten belüli felhasználás, az előzetes vizsgálat szakasza, a tájékoztató célú levelezés és a kereskedelmi tárgyalások általában nem kívánnak tanúsítást. A szükségtelen tanúsítás költség- és időveszteség egyszerre.

Ezzel szemben egyes intézmények beérik az eskü alatt tett fordítással, és ezt kifejezetten le is írják. Számos külföldi egyetem és bevándorlási hatóság tartozik ebbe a csoportba: az iroda nyilatkozata és pecsétje elegendő. A Türkiye területén működő hivatalok viszont többnyire közjegyzői hitelesítést kérnek.

A döntés helyes módja nem a találgatás, hanem a megerősítés. Az intézmény honlapján található iratlista vagy kérelmezési útmutató a kérdésre többnyire egyértelmű választ ad. Ha nem található, az írásbeli érdeklődés eleve megelőz néhány napos csúszást.

Szakasz	Ki végzi	Mit néznek	Mi történik, ha kimarad
Az irat beszerzése	A kérelmező	Frissesség, eredeti példány, olvashatóság	A közjegyzői szakaszban visszakerül az ügy
A terjedelemről szóló döntés	A kérelmező és az iroda	A fogadó intézmény írásbeli követelése	Túl sok vagy túl kevés tanúsítás készül
A fordítás	Hites fordító	Számok, nevek, dátumok, elrendezés	A hitelesítés után már nem lehet javítani
Második ellenőrzés	Az iroda	Összevetés az eredetivel	A hibák átkerülnek a hivatalos példányba
Aláírás és bélyegző	A fordító	A nyilatkozat szövegének hiánytalansága	A közjegyző nem tudja tanúsítani
Közjegyzői tanúsítás	A közjegyzőség	Az aláírás egyezése a nyilvántartással	Az iratot hivatalos eljárásban nem fogadják el

A folyamat lépésről lépésre

1. Kérjen írásbeli követelést a fogadó intézménytől. A „legyen közjegyzői hitelesítéssel ellátva” megfogalmazás nem elegendő; ugyanabból az iratból ki kell derülnie annak is, hogy szükség van-e Apostille-ra.
2. Készítse elő az irat eredetijét. A közjegyzői eljárás során az eredeti vagy a tanúsított másolat bemutatását várják el.
3. Határozza meg a példányszámot. A tanúsított példány annál az intézménynél marad, ahol leadták. Ha három intézményhez nyújt be kérelmet, kérjen eleve három példányt.
4. Készíttesse el a fordítást. Ha az adott irattípust ismerő fordítót jelölnek ki, csökken a később felmerülő javítási igény.
5. Ellenőrizze Ön is. A név írásmódját, a születési dátumot, az iratszámot és a helyneveket olvassa el maga; ezekben a mezőkben fordul elő a legtöbb hiba.
6. Fejeztesse be a közjegyzői eljárást. A fordító aláírását összevetik a nyilvántartással, és tanúsítják.
7. Szükség esetén térjen át az Apostille-ra. A közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordítás igazságügyi iratnak számít, és az Apostille-t az igazságügyi bizottság elnökségétől kapja.

Az Ön saját ellenőrzőlistája

• A neve megegyezik az útlevélben szereplő latin betűs írásmóddal?
• A születési dátum és hely egyezik a személyazonosító okmány adatával?
• Az iratszámokat és a sorozatszámokat hiánytalanul átvették?
• A pecséteket, a bélyegzőket és a kézírásos megjegyzéseket jelezték a fordításban?
• Az oldalszám megegyezik az eredeti iratéval?
• Helyes a célnyelv? Egyes intézmények a saját hivatalos nyelvüket írják elő.
• Hány példány szükséges?

A leggyakrabban elkövetett hibák

Javítást kérni a hitelesítés után. Ez a folyamat legdrágább hibája. A tanúsítás az aláíráshoz kötődik; abban a pillanatban, amikor a szöveghez hozzányúlnak, a tanúsítás érvényét veszti, és az eljárás elölről kezdődik. Ezért az ellenőrzést a közjegyző előtt kell elvégezni.

Rossz sorrendben beszerezni az Apostille-t. Ha az eredeti iratra kellene Apostille-t kérni, de a fordításra kérik, vagy fordítva, az az ügy elutasításához vezet. A sorrendet a fogadó intézmény követelése határozza meg.

Hiányos lánc a külföldi iratnál. Ahhoz, hogy egy külföldön kiállított irat Türkiye területén felhasználható legyen, a saját országában kell tanúsítani. A Türkiye területén eljáró közjegyző nem tanúsítja egy külföldi hatóság jogosultságát.

Egyetlen példánnyal több intézményhez fordulni. Az intézmény nem adja vissza a példányt. Ha a példányszámot nem tervezik meg az elején, a folyamatot másodszor is le kell futtatni.

Rossz célnyelvet választani. Egyes országoknak több hivatalos nyelvük van, és az, hogy melyiket kérik, a kérelmezés régiója szerint változik. A rossz nyelvre készült fordítást akkor is eleve elutasítják, ha technikailag hibátlan.

Figyelmen kívül hagyni az irat frissességi feltételét. Sok intézmény azt kéri, hogy az irat közeli keltezésű legyen. Azt, hogy a fordítás friss, ezt nem pótolja; amit néznek, az az irat kiállítási dátuma.

Meddig érvényes a közjegyzői hitelesítéssel ellátott fordítás?

Magának a tanúsított fordításnak nincs lejárati ideje. Az intézmények azonban az irat kiállítási dátumát nézik. Ezért egy egy évvel korábban hitelesített, török anyakönyvi kivonatról készült fordítást akkor sem feltétlenül fogadnak el, ha a fordítás hibátlan; amit kérnek, az egy friss irat fordítása.

Ezzel szemben a diplomához hasonló, változatlan keltezésű iratoknál más a helyzet. Egy diploma tanúsított fordítása évek múlva is felhasználható, mert az irat tartalma nem változik. Az elhatárolás egyszerű módja a következő: az irat egy pillanatnyi állapotot mutat, vagy egy tartós tényt igazol?

A pillanatnyi állapotot mutató iratokat (török anyakönyvi kivonat, török erkölcsi bizonyítvány, lakcímigazolás, bankszámlaegyenleg) meg kell újítani. A tartós tényt igazoló iratokat (diploma, születési okirat, bírósági határozat) általában nem újítják meg. Ez a megkülönböztetés jelentősen csökkenti a fölösleges ismétlés költségét.

A folyamatot gyorsító előkészítés

• A fogadó intézmény írásbeli követelését tegye az ügy iratainak legtetejére; minden lépésnél ezt fogják nézni.
• Az iratok eredetijét fizikailag gyűjtse egy helyre; a különböző városokban lévő iratok határozzák meg az ütemtervet.
• Jegyezze fel a neve útlevélbeli írásmódját, és közölje a fordítócsapattal.
• Határozza meg, hány intézményhez nyújt be kérelmet, és ennek megfelelően kérje a példányszámot.
• Már az elején kérdezzen rá, szükség van-e Apostille-ra; az utólag hozzáadott lépés felborítja az ütemtervet.
• A fordítás első változatát a hitelesítés előtt olvassa el; a javítás csak ebben a szakaszban díjmentes.

Hogyan működik a díjazás?

Két külön tétel van. A fordítási szolgáltatás díja az iroda által meghatározott ár, és a terjedelemtől, a nyelvpártól és az irattípustól függően változik. A közjegyzői díj ezzel szemben hivatalos díjszabás alá esik; a közjegyzőségek között nem tér el, és nem része az iroda árazásának.

Ha ez a különbség világossá válik, a „melyik közjegyző olcsóbb” kérdés elveszíti az értelmét. Az egyetlen összehasonlítandó dolog a fordítási oldal terjedelme: van-e második ellenőrzés, benne van-e a példányszám, mennyi a határidő. Azt, hogyan számítjuk ki a fordítási tételt, az árak oldalán, azt pedig, mely iratoknál szükséges tanúsítás, az iratkalauzban ismertetjük. Ügyét az ajánlatkérő űrlapon juttathatja el hozzánk.

Az alábbi leírás a tipikus gyakorlatot foglalja össze; az intézményi gyakorlat változhat. A részleteket erősítse meg annál az intézménynél, ahová az iratokat leadja.